Datenschutzerklärung

Worum es geht

Wenn du dein Kind bei uns anmeldest, vertraust du uns Daten an – auch Daten deines Kindes. Hier erklären wir in einfachen Worten, welche Daten wir sammeln, wozu wir sie brauchen, wie lange wir sie behalten und welche Rechte du hast.

Grundlage ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) in der Fassung vom 1. September 2023.

Wer für deine Daten verantwortlich ist

Verein Turnzwerge Münchenstein, TODO: Strasse und Hausnummer, TODO: PLZ Münchenstein.

Ansprechperson für Datenschutzfragen: TODO: Name, info@turnzwerge.ch, +41 76 569 33 96.

Welche Daten wir im Anmeldeformular erheben

Zum Kind: Vorname, Nachname und Geburtsdatum.

Zur Begleitperson bzw. zu den Erziehungsberechtigten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer sowie Wohn- und Rechnungsadresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land).

Zur Anmeldung: gewählter Kurs und Semester, Zeitpunkt der Anmeldung, Status (bestätigt oder Warteliste) und deine Einwilligungen (Kursbedingungen, Datenschutzerklärung, optionale Foto-Einwilligung).

Freiwillig: die Antwort auf die Frage, wie du auf uns aufmerksam geworden bist, und ob ihr bereits andere Familien im Kurs kennt.

Beim Absenden speichern wir zudem kurzzeitig technische Angaben (z. B. die IP-Adresse), um Spam abzuwehren. Diese Angaben werden nicht mit deiner Anmeldung verknüpft und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. TODO: Frist für Rate-Limiting-Daten (z. B. 24 Stunden) prüfen.

Wozu wir die Daten brauchen

Kursorganisation: Wir führen dein Kind in der Teilnehmerliste, prüfen, ob das Alter zum Kurs passt, verwalten Plätze und Warteliste und erreichen dich, wenn eine Lektion ausfällt oder sich etwas ändert.

Rechnungsstellung: Aus deiner Adresse erstellen wir die Rechnung mit QR-Zahlteil für den Semesterbeitrag und verbuchen den Zahlungseingang.

Kommunikation: Wir schicken dir die Anmeldebestätigung, die Rechnung und Informationen zum Kurs per E-Mail. Werbung oder einen Newsletter verschicken wir nicht.

Fotos: Nur wenn du separat eingewilligt hast, dürfen Fotos deines Kindes und von dir aus der Turnstunde auf unserer Website oder in Vereinsunterlagen erscheinen (siehe unten).

Wir bearbeiten die Daten aufgrund des Vertrags (Kursanmeldung), gesetzlicher Pflichten (Buchführung) und – bei den Fotos – aufgrund deiner Einwilligung.

Daten von Kindern

Wir bearbeiten Daten von Kleinkindern. Deshalb halten wir die Datenmenge so klein wie möglich: Vom Kind erfassen wir nur Vorname, Nachname und Geburtsdatum. Daten des Kindes geben wir nie an Dritte weiter, ausser an die unten genannten technischen Dienstleister, die sie für uns speichern oder versenden.

Die Anmeldung und alle Einwilligungen werden von der erziehungsberechtigten Person abgegeben.

Wo die Daten gespeichert sind und wer sie sieht

Die Anmeldungen werden in einem Verwaltungssystem des Vereins gespeichert (Datenbank auf dem Server unseres Hosting-Anbieters). Zugriff haben ausschliesslich namentlich berechtigte Vorstands- und Leitungspersonen mit persönlichem Login. TODO: Namen und Funktionen der berechtigten Personen intern festhalten (nicht zwingend auf der Website).

Jede Änderung an einer Anmeldung, jeder Statuswechsel und jede erstellte Rechnung wird im System protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wer was wann gemacht hat.

Die Kursleitung erhält eine Teilnehmerliste mit Name und Geburtsdatum des Kindes sowie Name und Mobilnummer der Begleitperson – für Notfälle und die Anwesenheit.

Auftragsbearbeiter und Bekanntgabe ins Ausland

Für den Betrieb der Website und des Verwaltungssystems arbeiten wir mit technischen Dienstleistern zusammen, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten. Sie dürfen die Daten nur für uns und nur nach unseren Weisungen verwenden.

Hosting und Datenbank: TODO: Name des Hosting-Anbieters, Sitz und Standort der Server (z. B. Schweiz).

E-Mail-Versand (Bestätigungen, Rechnungen): TODO: Name des E-Mail-Versanddienstes, Sitz und Standort der Server.

TODO: Falls einer dieser Dienstleister Daten ausserhalb der Schweiz bearbeitet, hier das Land nennen. Liegt das Land nicht in der Liste der Staaten mit angemessenem Datenschutz (z. B. USA), stützen wir uns auf die Standarddatenschutzklauseln des EDÖB oder auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Bearbeiten alle Dienstleister ausschliesslich in der Schweiz oder im EWR, diesen Absatz entsprechend anpassen.

Weitere Empfänger gibt es nicht. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Werbepartner weiter.

Wie lange wir die Daten behalten

Anmeldedaten (Angaben zum Kind und zur Begleitperson): TODO: Frist festlegen, z. B. 12 Monate nach Ende des Semesters. Nach Ablauf dieser Frist werden Name, Adresse, E-Mail, Telefon und Geburtsdatum anonymisiert. Die Anmeldung bleibt nur noch als anonymer Datensatz für die Statistik bestehen (z. B. Anzahl Kinder pro Semester).

Rechnungsdaten und Rechnungs-PDFs: 10 Jahre. Das verlangt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR. Diese Unterlagen werden deshalb auch dann nicht gelöscht, wenn du die Löschung deiner übrigen Daten verlangst.

Warteliste ohne Nachrücken: Wenn dein Kind bis zum Semesterende auf der Warteliste bleibt und kein Platz frei wird, gelten dieselben Fristen wie für Anmeldedaten. Es entsteht keine Rechnung.

Fotos: bis zum Widerruf deiner Einwilligung, längstens solange wir sie auf der Website oder in Vereinsunterlagen verwenden.

Das Verwaltungssystem löscht nichts automatisch. Es weist die berechtigten Personen auf Anmeldungen hin, deren Frist abgelaufen ist; die Anonymisierung wird dann von einer Person ausgelöst und protokolliert.

Deine Rechte

Auskunft: Du kannst jederzeit verlangen, dass wir dir sagen, welche Daten wir über dich und dein Kind gespeichert haben. Wir schicken dir die Daten in einer lesbaren Form (PDF oder JSON).

Berichtigung: Ist etwas falsch oder hat sich deine Adresse geändert, korrigieren wir das.

Löschung: Du kannst verlangen, dass wir deine Daten löschen. Wir anonymisieren dann alle Personendaten. Ausgenommen sind Rechnungsdaten, die wir 10 Jahre aufbewahren müssen (siehe oben).

Widerruf: Die Foto-Einwilligung kannst du jederzeit zurückziehen. Wir entfernen die Bilder dann, soweit das technisch möglich ist (bereits gedruckte Flyer können wir nicht zurückrufen).

Für alle Anliegen schreib uns an info@turnzwerge.ch. Wir antworten innert 30 Tagen. Bist du mit unserer Antwort nicht einverstanden, kannst du dich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Foto-Einwilligung

Die Foto-Einwilligung ist freiwillig und im Anmeldeformular nie vorangehakt. Ohne dein Häkchen erscheint kein Foto deines Kindes oder von dir. Die Anmeldung zum Kurs ist davon nicht abhängig.

Mit deiner Einwilligung dürfen Fotos aus den Turnstunden auf der Website turnzwerge.ch, auf Flyern und in Unterlagen des Vereins verwendet werden. Namen der Kinder nennen wir dabei nicht. TODO: Prüfen, ob auch Social-Media-Kanäle gemeint sind; wenn ja, hier ausdrücklich aufführen.

Du kannst die Einwilligung jederzeit per E-Mail widerrufen.

Was wir nicht tun

Kein Tracking: Auf dieser Website laufen keine Analyse- oder Werbe-Skripte, keine Social-Media-Plugins und keine externen Schriftarten oder Inhalte von Drittanbietern. Wir setzen keine Cookies zu Marketingzwecken.

Technisch notwendige Cookies gibt es nur im geschützten Verwaltungsbereich für das Login des Vorstands. Auf den öffentlichen Seiten werden keine Cookies gesetzt. TODO: Bei der Umsetzung prüfen und bestätigen.

Keine automatisierte Einzelentscheidung: Ob eine Anmeldung bestätigt wird oder auf die Warteliste kommt, hängt einzig davon ab, ob zum Zeitpunkt der Anmeldung noch ein Platz frei ist. Es findet keine Bewertung von Personen statt.

Kein Profiling: Wir werten deine Daten nicht aus, um Verhalten oder Interessen vorherzusagen.

Datensicherheit

Die Website und das Verwaltungssystem sind nur verschlüsselt (HTTPS) erreichbar. Der Zugang zum Verwaltungssystem ist mit persönlichen Logins und starken Passwörtern geschützt. Wir sichern die Daten täglich und bewahren die Sicherungen getrennt auf. TODO: Backup-Aufbewahrung beim Hoster prüfen und Frist ergänzen.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich etwas ändert – zum Beispiel ein Dienstleister. Es gilt jeweils die Fassung, die auf der Website steht. Das Datum der letzten Änderung findest du oben.